商品やサービスを購入したものの、内容に不備があったり期待と異なっていた場合、返金をお願いすることがあります。とはいえ、返金依頼は相手にとってもデリケートな話題であり、言い方を間違えるとトラブルや不快感を招いてしまうこともあります。
本記事では、返金依頼をスムーズに伝えるためのマナーや書き方のコツを解説し、実際に使える例文をシーン別にご紹介します。丁寧かつ誠実な伝え方を身につけ、相手との関係を損なわずに安心して返金依頼ができるようになりましょう。
返金依頼をする際に押さえるべき基本マナー
返金依頼は、相手に非がある場合でも礼儀を欠かさないことが大切です。まずは以下のポイントを押さえておきましょう。
- 事実を明確に伝える
購入日、商品名、金額など具体的に書きます。 - 返金理由を冷静に述べる
「不良品だった」「サービスが提供されなかった」など客観的に説明します。 - 感情的にならない
怒りをぶつけると交渉が難航するため、あくまで冷静に依頼します。 - 返金方法や期限を希望として伝える
「口座振込を希望します」「○日までにご対応いただけると助かります」など、希望条件を伝えると話が進みやすくなります。
返金依頼メールの基本構成
返金依頼は、メールでも手紙でも以下の流れで書くとスムーズです。
- 挨拶・名乗り
自分が誰かを明記し、相手に敬意を示す。 - 購入内容の明記
商品やサービスの詳細、購入日、金額。 - 問題の説明
不具合やサービス未提供などの事実を冷静に伝える。 - 返金依頼
返金をお願いする旨を丁寧に記載。 - 返金方法の希望
口座振込やクレジットカード決済の取消など。 - 締めの言葉
「ご対応をよろしくお願いいたします」と丁寧に終える。
【例文1】不良品に対する返金依頼
件名：商品不良に伴う返金のお願い
〇〇株式会社
カスタマーサポートご担当者様
お世話になっております。先日、御社のオンラインショップにて〇月〇日に購入しました「〇〇（商品名）」につきましてご連絡差し上げます。
商品が到着後に確認したところ、〇〇の部分が破損しており、正常に使用できない状態でした。大変残念ではございますが、今回は返金にてご対応いただきたくお願い申し上げます。
購入日：〇年〇月〇日
商品名：〇〇〇〇
金額：〇〇円
返金方法につきましては、可能であれば下記口座にご入金いただけますと幸いです。
（口座情報）
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
【例文2】サービス未提供に対する返金依頼
件名：サービス未提供に伴う返金のお願い
〇〇株式会社
カスタマーサポートご担当者様
お世話になっております。先日、〇月〇日に御社の〇〇サービスを申し込み、料金〇〇円を支払いました。
しかしながら、約束されていた〇月〇日のサービスが提供されず、現在に至ってもご対応いただけておりません。誠に恐縮ですが、返金のご対応をお願い申し上げます。
返金につきましては、クレジットカード決済の取消にてご対応いただければ幸いです。
ご確認のうえ、ご連絡いただけますようお願いいたします。
敬具
【例文3】誤請求に対する返金依頼
件名：ご請求内容に関する返金のお願い
〇〇株式会社
ご担当者様
平素よりお世話になっております。〇〇（自分の会社名または氏名）の〇〇と申します。
先日ご請求いただきました「請求書番号〇〇」に関し、二重請求となっていることを確認いたしました。すでに〇月〇日に支払い済みであるため、重複分について返金をお願い申し上げます。
確認のため、支払い済みの領収書を添付しております。
迅速にご対応いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
敬具
【例文4】返品に伴う返金依頼
件名：返品に伴う返金のお願い
〇〇株式会社
ご担当者様
お世話になっております。〇月〇日に購入した「〇〇」という商品ですが、サイズが合わず使用できなかったため、返品を希望しております。
返品商品は本日、宅配便にて返送いたしました。到着をご確認いただき、返金のご対応をお願い申し上げます。
返金方法につきましては、銀行口座への振込をご指定いただければ対応可能です。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
敬具
【例文5】ビジネス取引における返金依頼
件名：契約不履行に伴う返金のお願い
〇〇株式会社
ご担当者様
平素より大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇と申します。
先日締結いたしました「〇〇契約」につきまして、契約に記載された業務が履行されなかったため、支払済みの〇〇円について返金をお願い申し上げます。
契約書の該当箇所を添付しておりますので、ご確認いただければ幸いです。
ご多忙のところ恐れ入りますが、至急ご対応をお願い申し上げます。
敬具
返金依頼で避けたいNG表現
返金依頼の際に避けるべき表現もあります。
- 「詐欺だ！」など感情的な言葉
交渉が難航します。 - 一方的な要求だけを並べる
相手の事情を考慮しない文章は逆効果です。 - 期限を強要する強すぎる表現
「必ず〇日までに返せ！」ではなく「〇日までにご対応いただけますと助かります」と柔らかく伝えるのが無難です。
まとめ
返金依頼は、相手との関係を考慮しながら冷静かつ丁寧に伝えることが重要です。
「事実を具体的に示す」「依頼のトーンを柔らかくする」「返金方法を提案する」ことで、スムーズなやり取りが可能になります。
この記事で紹介した例文を参考に、状況に合わせて文面を調整していただければ、相手に失礼のない返金依頼ができるでしょう。
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