会議参加依頼メールの書き方と例文集｜相手に伝わる丁寧な依頼方法

会議を開催する際には、関係者に「参加依頼」を送ることが欠かせません。
しかし、「どのように依頼すれば失礼がないのか」「どんな表現を使えば相手に伝わりやすいのか」と悩む方も多いでしょう。
特にビジネスの場では、メールや文書の言い回し一つで印象が変わります。
本記事では、会議参加依頼の基本的な書き方や注意点を解説するとともに、すぐに使える例文を多数紹介します。
社内会議から取引先を招いた打ち合わせまで、シーンに合わせた表現を学び、自信を持って依頼文を作成できるようになりましょう。

会議参加依頼の基本的なポイント
社内向け会議参加依頼の例文
1. 例文1：定例会議の依頼
2. 例文2：急遽設定した社内会議
取引先への会議参加依頼の例文
1. 例文3：商談の会議依頼
2. 例文4：オンライン会議の依頼
参加を強調したいときの依頼文例
1. 例文5：経営層への依頼
オンライン会議ならではの注意点
まとめ

会議参加依頼の基本的なポイント

会議参加依頼は単なる「出席のお願い」ではなく、相手の予定を考慮しつつ、会議の目的を簡潔に伝えることが重要です。

目的を明確にする：「〇〇に関する進捗確認のため」「新規プロジェクトの立ち上げに伴い」など、会議の趣旨を冒頭で示す。
日時・場所を具体的に記載：誤解を避けるため、日時・場所・会議形式（オンライン/対面）を明確に書く。
相手の負担を考慮する：「ご多忙のところ恐れ入りますが」など、相手の時間を尊重する表現を添える。
返答依頼を忘れない：「ご都合を確認のうえ、ご出席可否をご返信いただけますと幸いです」など、返信の必要性を伝える。

社内向け会議参加依頼の例文

社内のメンバーに送る場合は、形式ばらずに要点を簡潔に伝えることがポイントです。

例文1：定例会議の依頼

各位

お疲れさまです。総務部の○○です。  
来週の定例会議についてご案内いたします。  

日時：3月5日（火）10:00～11:00  
場所：第1会議室  

議題は以下の通りです。  
・新年度の予算について  
・部門別の業務報告  

ご参加くださいますようお願いいたします。  

総務部　○○

例文2：急遽設定した社内会議

各位

お疲れさまです。○○です。  
急なご案内で恐縮ですが、下記の通り会議を設定しました。  

日時：2月20日（月）15:00～16:00  
形式：Zoomミーティング  

内容：新システム導入に関する対応方針  

急ではございますが、可能な限りご出席いただければ幸いです。  

○○部　○○

取引先への会議参加依頼の例文

社外の方に依頼する場合は、社内以上に丁寧な言い回しが求められます。

例文3：商談の会議依頼

株式会社〇〇  
営業部　△△様  

いつもお世話になっております。株式会社□□の○○でございます。  

このたび、新製品の提案に関する打ち合わせをお願いしたくご連絡いたしました。  

日時：3月15日（水）14:00～15:00  
場所：弊社本社ビル3階会議室  

ご多用のところ恐れ入りますが、ご参加いただけますと幸いです。  
ご都合の可否を2月28日までにご返信いただけますでしょうか。  

何卒よろしくお願いいたします。  

株式会社□□  
営業部　○○

例文4：オンライン会議の依頼

株式会社〇〇  
△△様  

平素より大変お世話になっております。□□株式会社の○○でございます。  

先日お打ち合わせいたしました件について、進捗状況をご報告するため、下記の通りオンライン会議を設定いたしました。  

日時：4月3日（月）16:00～17:00  
形式：Microsoft Teams  

当日は会議前に招待URLをお送りいたします。  
ご都合が合わない場合は、別日程をご提案いただけますと幸いです。  

引き続きよろしくお願い申し上げます。  

□□株式会社  
○○

参加を強調したいときの依頼文例

重要会議や上層部に参加してもらいたい場合には、依頼文に「必要性」を添えると効果的です。

例文5：経営層への依頼

〇〇取締役  

お世話になっております。総務部の○○です。  

来週開催予定の「新規事業計画会議」につきまして、ぜひご出席を賜りたくご案内申し上げます。  

日時：3月10日（金）13:00～14:30  
場所：本社会議室A  

今後の方針決定において重要な議題となるため、ご多忙の折恐縮ですが、ご参加くださいますようお願い申し上げます。  

総務部　○○