やんわり断る！依頼を上手に断る例文集と伝え方のコツ

仕事でもプライベートでも、「ちょっとお願いできない？」と依頼される場面は多いものです。もちろん引き受けられる時は気持ちよく対応すればいいですが、どうしても都合が合わなかったり、自分のキャパを超えてしまう時もありますよね。そんな時に大切なのは「断る勇気」と「相手を不快にさせない伝え方」です。

断り方ひとつで、相手との関係がスムーズに保てることもあれば、ぎこちなくなってしまうこともあります。本記事では、依頼を断るときに使える例文やフレーズを具体的に紹介しながら、状況に応じた断り方のコツを解説します。ぜひ参考にして、日常のコミュニケーションに活かしてみてください。

相手を尊重しながら断る基本の考え方

依頼を断るときに一番大事なのは「相手の立場を尊重すること」です。単純に「できません」「無理です」と言ってしまうと、相手は冷たい印象を受けてしまいます。

例えば、次のような流れで伝えると角が立ちにくくなります。

この流れを意識すると、断られた側も「仕方ないな」と納得しやすいのです。

ビジネスの場面では、依頼を断るときに「丁寧さ」と「明確さ」が求められます。あいまいな断り方をすると、再度依頼されてしまうこともあるので注意が必要です。

例文1：スケジュールが合わない場合
「このたびはご依頼いただきありがとうございます。せっかくお声がけいただいたのですが、現在別案件の対応で手一杯の状況のため、今回はお引き受けが難しい状況です。せっかくのご提案にお応えできず申し訳ありません。」

例文2：自分の専門外で対応できない場合
「ご相談いただきありがとうございます。大変恐縮ですが、いただいた内容は私の専門外となっており、適切に対応できない可能性がございます。別の方にご相談いただいた方が確実かと存じます。」

例文3：将来的には可能な場合
「ご依頼いただき光栄です。ただ、現時点ではスケジュールの都合で難しい状況です。〇月以降であれば調整可能ですので、その際に改めてご相談いただければ幸いです。」

立場が上の人からの依頼を断るのは勇気がいります。しかし、無理に引き受けて品質を落としてしまったり、他の業務に支障が出てしまっては本末転倒です。

大切なのは「代替案」をセットで伝えることです。

例文4：代替案を出す場合
「ご依頼いただきありがとうございます。ただ、私が担当すると他の案件に遅れが出る可能性がございます。もしよろしければ、〇〇さんにお願いするか、納期を少し延ばしていただければ対応可能です。」

友人や家族など、親しい間柄での断り方は「柔らかさ」がポイントです。ストレートに断ると気まずくなるので、理由を添えてやんわり伝えると良いでしょう。

例文5：飲み会の誘いを断る場合
「誘ってくれてありがとう！ただ、今週は仕事でちょっと疲れ気味だから、今回は遠慮させてもらうよ。また次回ぜひ声かけてね。」

例文6：お金を貸してほしいと頼まれた場合
「ごめんね、実は自分も今ちょっと余裕がなくて…。気持ちは応えたいんだけど、今回は力になれそうにないんだ。」

例文7：休日の手伝いを頼まれた場合
「声をかけてくれてありがとう。でもその日はすでに予定が入っていて難しいんだ。また別の機会があれば声かけてね。」

相手を思いやるあまり、つい「検討します」「また都合が合えば」と曖昧に答えてしまうことがあります。しかし、それでは相手が期待して待ってしまうかもしれません。

どうしても引き受けられない場合は、きっぱりと断ることが誠実です。

例文8：明確に断る場合
「大変ありがたいご依頼ですが、現状では対応できる体制が整っていないため、今回はお引き受けできません。ご理解いただけますと幸いです。」

断るときには「相手との関係をこれからも続けたい」という気持ちを示すことが大切です。そのために役立つのが「またの機会に」「今後ともよろしくお願いします」といった前向きな言葉です。

例文9：前向きに締める場合
「せっかくお声がけいただいたのに申し訳ありません。今回は難しいですが、また別の機会があればぜひご一緒できればと思います。」

例文10：感謝を強調する場合
「このような機会をいただきありがとうございます。残念ながら今回は都合が合わないのですが、今後もお声がけいただければ嬉しいです。」

依頼を断るのは気が引けるものですが、引き受けられないことを無理に受けるのは自分にとっても相手にとっても良い結果にはなりません。

大切なのは、相手を尊重しつつ、理由を明確に伝え、可能であれば代替案や今後につながる一言を添えることです。そうすれば、断る場面も人間関係をより良くするチャンスに変えられます。

今日紹介した例文を、自分の状況に合わせてアレンジして使ってみてください。