お知らせは、相手に必要な情報を正しく、わかりやすく伝えるための大切なコミュニケーションです。
しかし、「どのような言い回しにすれば丁寧に伝わるのか」「急ぎの場合や柔らかく伝えたい場合はどう書くべきか」など、状況によって悩むことも多いでしょう。
本記事では、ビジネス、学校、地域行事、緊急時など、さまざまな場面で使えるお知らせの例文を紹介します。
そのまま使える文章例に加え、書き方のポイントもあわせて解説しますので、ぜひ日常や仕事の中でお役立てください。
ビジネスシーンでのお知らせ例文
ビジネスでは、社内・社外を問わず、お知らせは正確さと丁寧さが求められます。
特にメールや社内掲示では、件名・日付・場所・目的を明確にし、簡潔にまとめることが大切です。
例文：社内イベント開催のお知らせ
件名：社内懇親会開催のお知らせ
各位
日頃より業務にご尽力いただきありがとうございます。
このたび、部署間の交流を深めることを目的として、下記の通り社内懇親会を開催いたします。日時：8月25日（金）18:30〜
場所：○○ビル地下1階 レストラン○○
会費：3,000円出欠のご連絡は8月18日（金）までに、総務部○○宛にお願いいたします。
皆さまのご参加を心よりお待ちしております。
総務部 ○○
ポイント
- 件名で「何のお知らせか」を明確にする
- 5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を意識する
- 期日や返信方法を必ず記載する
学校や保護者向けのお知らせ例文
学校からの連絡は、保護者や生徒に混乱がないよう、情報を正確かつ平易な言葉で伝えることが重要です。
例文：授業参観のお知らせ
保護者各位
日頃より本校の教育活動にご理解・ご協力いただきありがとうございます。
下記の通り、授業参観を実施いたします。日時：9月12日（火） 10:00〜11:45
対象学年：全学年
持ち物：スリッパ、筆記用具当日は駐車場が混雑することが予想されます。公共交通機関のご利用をお願いいたします。
皆さまのご来校を心よりお待ちしております。
○○小学校 校長 ○○
ポイント
- 日程や持ち物など、必要事項は箇条書きにすると読みやすい
- 注意点（駐車場や服装など）も忘れずに明記する
- 柔らかい表現で安心感を与える
地域行事・イベントのお知らせ例文
地域のお知らせでは、幅広い年代の人が理解できる文章にすることが大切です。
例文：防災訓練のお知らせ
○○町内会の皆さまへ
いつも町内会活動にご協力いただきありがとうございます。
このたび、防災意識の向上を目的として、下記の通り防災訓練を行います。日時：10月8日（日） 午前9時〜正午
集合場所：○○公園
内容：避難経路確認、消火訓練、応急手当体験
持ち物：軍手、飲み物ご家族そろってのご参加をお待ちしております。
○○町内会 防災担当 ○○
ポイント
- 誰でも理解できる簡潔な言葉を選ぶ
- 行事の目的を最初に書くと参加意欲が高まる
- 安全面の注意も事前に記載する
緊急時のお知らせ例文
急ぎの連絡では、簡潔さと迅速さが命です。重要な情報は冒頭に配置します。
例文：臨時休業のお知らせ（台風接近時）
お客様各位
平素より○○店をご利用いただきありがとうございます。
台風接近に伴い、安全確保のため、下記日程で臨時休業とさせていただきます。【休業日】8月15日（火）終日
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。
○○株式会社
ポイント
- 要件を最初に書き、理由を後に補足する
- 日付や対象範囲を明確にする
- 連絡先や今後の対応についても添えると親切
個人間でのお知らせ例文
個人的な連絡でも、相手への配慮を忘れないことが大切です。特にSNSやチャットでは短文でも丁寧さを心がけます。
例文：友人への予定変更のお知らせ
○○さん
お疲れさまです。
来週予定していたランチですが、急な出張が入り、日程を変更させていただきたいです。
申し訳ありませんが、再度日程調整をお願いできますか。○○
ポイント
- 相手への謝意を先に述べる
- 変更の理由を簡潔に説明する
- 代替案や次の行動を明確にする
まとめ
お知らせは、ただ情報を伝えるだけでなく、相手への配慮や信頼感を高める大切な手段です。
状況によって文章の構成や言葉遣いを変えることで、よりスムーズにコミュニケーションを取ることができます。
今回紹介した例文を参考に、場面に応じた適切なお知らせ文を作成してみてください。
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